Guía de despacho electrónica: se anula en el libro, no con una nota de crédito
Desde enero de 2020 todas las guías de despacho deben emitirse en formato electrónico. A diferencia de una factura, la guía no se deja sin efecto con una nota de crédito: se registra como anulada en el libro de guías. Y el plazo para facturarla vence el día 10 del mes siguiente.
Desde enero de 2020 todas las guías de despacho deben emitirse en formato electrónico. El cambio vino con la ley de pago a treinta días, y dejó el talonario fuera de la operación normal de un negocio.
Y hay una diferencia con la factura que confunde a mucha gente.
No se anula con nota de crédito
La guía se registra como anulada en el libro de guías electrónicas.
Esa es la distinción central:
| Documento | Cómo se deja sin efecto |
|---|---|
| Factura electrónica | Emitiendo una nota de crédito |
| Guía de despacho | Registrándola como anulada en el libro |
Buscar la nota de crédito para una guía es perder el tiempo. El detalle del otro camino está en anular una factura electrónica.
El plazo para facturar: día 10 del mes siguiente
Si la guía respalda una venta, hay plazo hasta el día diez del mes siguiente al de las operaciones, señalando como período tributario el que corresponde a la fecha en que estas se realizaron.
No facturar dentro del plazo expone a una infracción. Y es el descuadre que aparece justo en el cierre, cuando ya no hay margen.
No todas terminan en factura
Depende del motivo del traslado, que se declara en el propio documento:
- Venta cuya factura se emitirá después → sí se factura.
- Traslado interno entre bodegas propias → cumple su función al respaldar el movimiento.
- Consignación → su propio tratamiento.
Elegir bien el motivo al emitir es lo que evita tener que explicar después.
El papel sí importa
La representación impresa debe acompañar la mercadería durante el traslado.
Es lo que se exhibe en una fiscalización en ruta. No tenerla es exponerse a un problema que no se arregla mostrando el archivo en el computador de la oficina.
Folios propios
La guía es un tipo de documento aparte y tiene su propio rango de folios.
Quedarse sin folios de guía es una forma bastante común de no poder despachar, con el camión cargado en el patio. Se piden igual que los demás: solicitar folios en el SII.
Dos revisiones antes de cerrar el mes
- Que no queden guías de venta sin facturar dentro del plazo.
- Que las guías anuladas estén efectivamente registradas como tales en el libro.
Esas dos revisiones evitan la mayoría de las diferencias que aparecen después en la declaración mensual: pagar el F29 en el SII.
Errores comunes
- Buscar una nota de crédito para anular una guía.
- Dejar pasar el día 10 sin facturar la venta.
- Despachar sin la representación impresa.
- Elegir mal el motivo del traslado.
- Quedarse sin folios de guía.
- Cerrar el mes sin revisar el libro.
Preguntas frecuentes
¿La guía de despacho tiene que ser electrónica?
Sí. Desde el 17 de enero de 2020 todas las guías de despacho deben emitirse en formato electrónico, cambio que vino con la ley de pago a treinta días. La guía en talonario dejó de ser una alternativa para la operación normal de un negocio.
¿Cómo se anula una guía de despacho electrónica?
Registrándola como anulada en el libro de guías electrónicas. Esa es la diferencia central con una factura: la factura se deja sin efecto emitiendo una nota de crédito, la guía se marca como anulada en el propio registro. Buscar la nota de crédito para una guía es perder el tiempo.
¿Hasta cuándo tengo plazo para facturar una guía?
Hasta el día diez del mes siguiente al de las operaciones, señalando como período tributario el que corresponde a la fecha en que estas se realizaron. No facturar dentro del plazo expone al contribuyente a una infracción, y es un descuadre que aparece justo en el cierre.
¿Para qué sirve exactamente una guía de despacho?
Para respaldar el traslado de mercadería, se trate de una venta cuya factura se emitirá después o de un movimiento que no es venta, como llevar productos a otra bodega o entregar en consignación. El motivo del traslado se declara en el propio documento y define qué pasa después.
¿Tengo que llevarla impresa en el camión?
La representación impresa del documento debe acompañar la mercadería durante el traslado. Es lo que se exhibe en una fiscalización en ruta, y no tenerla es exponerse a un problema que no se arregla mostrando el archivo en el computador de la oficina.
¿Todas las guías terminan en factura?
No. Las que respaldan una venta sí deben facturarse dentro del plazo. Las que documentan traslados que no constituyen venta, como movimientos entre bodegas propias, cumplen su función al respaldar el movimiento y no generan una factura posterior.
¿Necesito folios aparte para las guías?
Sí. La guía de despacho es un tipo de documento propio y tiene su propio rango de folios, que se solicita igual que los de factura. Quedarse sin folios de guía es una forma bastante común de no poder despachar.
¿Qué reviso antes de cerrar el mes?
Dos cosas: que no queden guías de venta sin facturar dentro del plazo, y que las guías anuladas estén efectivamente registradas como tales en el libro. Esas dos revisiones son las que evitan la mayoría de las diferencias que aparecen después.
Fuentes y referencias
- Servicios en línea — Servicio de Impuestos Internos — Emisión de documentos tributarios electrónicos y libro de guías
- Ayudas por servicios — SII — Guías de uso del sistema de facturación
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